Ваш консультант: +7 (922) 415-4377

elenoff@mail.ru

Форма 6-НДФЛ

Форма 6-НДФЛ
как заполнить и сдать отчет


Предприниматели и юридические лица с 2016 года должны ежеквартально отчитываться о суммах НДФЛ, удержанных из доходов физических лиц в ИФНС. Для этого предусмотрена форма 6-НДФЛ, утвержденная приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450.

Скачать форму 6-НДФЛ

Рассмотрим подробнее, как заполнить форму 6-НДФЛ и как сдать отчет в инспекцию. Однако, обратим ваше внимание на то, что новая форма не отменяет обязанность составлять годовые справки по форме 2-НДФЛ, которые нужно подавать в налоговые инспекции не позднее 1-го апреля года, следующего за отчетным. Отличие форм 2-НДФЛ и 6-НДФЛ в том, что первую сдают за каждого работника, а вторую – за организацию в целом.

Кто сдаёт расчет по форме 6-НДФЛ

Расчет по форме 6-НДФЛ должны сдавать все налоговые агенты, как правило – это работодатели, которые выплачивают налогооблагаемые доходы по трудовым договорам, или заказчики – организации и предприниматели, которые выплачивают налогооблагаемые доходы исполнителям, в соответствии с гражданско-правовыми договорами.

Если в течение отчетного периода налоговый агент не выплачивал никаких доходов физическим лицам, заполнять и сдавать «нулевую» форму 6-НДФЛ не нужно, так как в соответствии с (абз. 3 п. 2 ст. 230 НК РФ), такой обязанности у налогового агента не возникает.

Какие доходы включать в расчет

В расчет по форме 6-НДФЛ включаются все доходы — зарплата, премии, вознаграждения по гражданско-правовым договорам и другие доходы, по которым у налогового агента возникает обязанность начисления и уплаты НДФЛ.

Сроки сдачи

Расчет по форме 6-НДФЛ необходимо сдавать в следующие сроки (абз. 3 п. 2 ст. 230 НК РФ):

  • по итогам I квартала – не позднее 30 апреля;
  • по итогам полугодия – не позднее 31 июля;
  • по итогам 9 месяцев – не позднее 31 октября;
  • по итогам года – не позднее 1 апреля следующего года.

Если последний срок подачи формы 6-НДФЛ приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то расчет сдается в ближайший за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ, письмо ФНС России от 21 декабря 2015 г. № БС-4-11/22387).

Впервые форма 6-НДФЛ сдается за I квартал 2016 года в срок до 4 мая 2016 года, включительно. (ч. 3 ст. 2, ч. 3 ст. 4 Закона № 113-ФЗ от 2 мая 2015 г.).

Куда сдавать

Расчеты по форме 6-НДФЛ нужно сдавать в ИФНС по месту учета налогового агента (п. 2 ст. 230 НК РФ). В зависимости от статуса организации (предпринимателя) и источника выплаты дохода порядок представления расчетов по форме 6-НДФЛ может быть иным.

Порядок заполнения

Расчет по форме 6-НДФЛ заполнется по общим правилам для налоговой отчетности. Следует учесть особенности, прописанные в Приложении 2 к приказу ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450.

Все разделы формы обязательны и заполняются нарастающим итогом: за I квартал, за полугодие, за 9 месяцев и за календарный год. Сведения для заполнения расчета берутся из регистров налогового учета по НДФЛ (п. 2.1 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450).

Если данные какого-либо раздела не умещаются на одной странице, их отражают на дополнительных страницах. Итоговые показатели раздела указываются только на последней странице.

Все страницы составленного расчета нумеруются по порядку: «001», «002», «003» и т. д. Любые поля, где приводят ту или иную сумму, должны быть заполнены. Если у организации не было выплат, в них вместо прочерков указывается «0». (См. п. 1.2–1.12 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450).

Титульный лист

В верхней части титульного листа указывается ИНН и КПП организации. Если форма заполняется по обособленному подразделению, то указывается КПП подразделения. При заполнении ИНН организации в двух последних ячейках указываются прочерки. Предприниматели, адвокаты и нотариусы указывают только свой ИНН.

В строке «Номер корректировки» первичного расчета укажите «000». Если сдается уточняющий расчет — укажите порядковый номер корректировки («001», «002» и далее).

В строке «Отчетный период (код)» указывается код:

  • 21 – при сдаче расчета за I квартал;
  • 31 – при сдаче расчета за полугодие;
  • 33 – при сдаче расчета за девять месяцев;
  • 34 – при сдаче расчета за год.

В строке «Налоговый период (год)» указывается год, за который подается расчет.

В строке «Представляется в налоговый орган (код)» указывается код ИНФС, в которую подается расчет. Код ИФНС можно определить по адресу регистрации, на официальном сайте ФНС России.

В строке «По месту нахождения (учета) (код)» указываются специальные трехзначные коды:

  • 120 – по месту жительства предпринимателя;
  • 125 – по месту жительства адвоката;
  • 126 – по месту жительства нотариуса;
  • 212 – по месту учета российской организации;
  • 213 – по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика;
  • 220 – по месту нахождения обособленного подразделения российской организации;
  • 320 – по месту ведения деятельности предпринимателя на ЕНВД или патентной системе налогообложения;
  • 335 – по месту нахождения обособленного подразделения иностранной организации.

В строке «Налоговый агент» указывается краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами, а если такого нет – полное наименование. Предприниматели, адвокаты, нотариусы указывают полные имена, без сокращений.

Раздел 1

В разделе 1 «Обобщенные показатели» указывается общая сумма начисленных доходов, предоставленных вычетов, общая сумма начисленного и удержанного налога. Раздел 1 заполняется нарастающим итогом с начала года — за I квартал, полугодие, девять месяцев и год (письмо ФНС России от 18 февраля 2016 г. № БС-3-11/650). В состав обобщенных показателей включаются доходы (вычеты, суммы налога) по операциям, совершенным в течение отчетного периода.

По каждой налоговой ставке необходимо составить отдельный раздел 1. Строки 060–090 в этом случае заполняются только на первой странице.

В строке 010 указывается налоговая ставка.

В строке 020 указывается весь доход сотрудников нарастающим итогом с начала года.

В строке 025 выделяются доходы в виде дивидендов.

В строке 030 показывается общая сумма вычетов по всем сотрудникам – на эту сумму уменьшается налогооблагаемый доход. Строка заполняется нарастающим итогом с начала года.

В строке 040 указывается сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала года. Она должна соответствовать формуле:

Сумма исчисленного НДФЛ (строка 040) = Общий доход (строка 020) Общий вычет (строка 030) х Ставка НДФЛ (строка 010).

В строке 045 указывается сумма выплаченных дивидендов, заполняется аналогично:

Сумма исчисленного НДФЛ по дивидендам (строка 045) = Общий доход по дивидендам (строка 025) х Ставка НДФЛ (строка 010)

В строке 050 указывается сумма фиксированных авансовых платежей, которые зачтены в счет НДФЛ с доходов иностранцев, работающих по патентам.

В строке 060 указывается количество человек, которые получали доход в течение отчетного (налогового) периода.

В строке 070 указывается сумма удержанного налога.

В строке 080 указывается сумма НДФЛ, которая была исчислена, но не удержана.

В строке 090 указывается сумму налога, возвращенного в соответствии со ст. 231 НК РФ.

Раздел 2

В разделе указываются даты получения и удержания налога, предельный срок, установленный для перечисления налога в бюджет, суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ. Чтобы правильно заполнить раздел 2, необходимо распределить общий доход по датам и для каждой даты указать отдельную сумму налога.

Сюда вносятся показатели за 3 последних месяца отчетного периода (письмо ФНС России от 18 февраля 2016 г. № БС-3-11/650).

В разделе 2 заполняются:

по строке 100 — даты фактического получения доходов;
по строке 110 — даты удержания налога;
по строке 120 — даты, не позднее которых должен быть перечислен налог в бюджет. (См. п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ, письмо ФНС России от 20 января 2016 г. № БС-4-11/546);
по строке 130 — сумма дохода, которую налоговый агент перечислил на дату по каждой строке 100;
по строке 140 — сумма налога, которую агент удержал на дату по каждой строке 110.

  • В письме от 20 января 2016 г. № БС-4-11/591 ФНС России определила новые контрольные соотношения показателей расчета 6-НДФЛ. С их помощью бухгалтер может:
    — самостоятельно проверить, правильно ли он составил расчет;
    — выяснить, какие несоответствия вызовут вопросы при камеральной проверке;
    — узнать, что предпримут проверяющие, обнаружив ту или иную ошибку.
  • Прежние контрольные соотношения, установленные письмом ФНС России от 28 декабря 2015 г. № БС-4-11/23081, при проверке формы 6-НДФЛ не применяйте!

Показатели «переходных» периодов

Если зарплата начислена в одном отчетном периоде, а выплачена в другом, при заполнении формы 6-НДФЛ учитываются некоторые особенности:

В разделе 1 выплаты отражают нарастающим итогом. А в разделе 2 – за последние три месяца отчетного периода. При этом «переходящие» выплаты нужно отразить в расчете в том отчетном периоде, когда операция завершена (См. письма ФНС России от 25.02.2016 г. № БС-4-11/3058, от 12.02.2016 г. № БС-3-11/553).

Например: Зарплата начислена в марте а выплачена в апреле. Показатели по этой зарплате в расчете за I квартал указывайте только в разделе 1 (сумму начисленной зарплаты и исчисленного налога). А поскольку налог фактически удержан в апреле, раздел 2 заполните в расчете за полугодие.

Зарплата за декабрь 2015 года, выплачена в январе 2016 года. В разделе 1 расчета за I кв. 2016 года ее отражать не надо. В разделе 2 сумму декабрьской зарплаты нужно показать в периоде выплаты — сумму выплаты и удержанного налога отразите в разделе 2 за I квартал 2016 года.

Как сдать 6-НДФЛ

Расчеты по форме 6-НДФЛ нужно сдавать в электронном виде по ТКС. Если в течение отчетного или налогового периода количество получателей доходов было меньше 25 человек, то отчитаться можно на бумажном носителе.

Датой представления формы 6-НДФЛ является день, когда:

  • подан расчет в инспекцию, если отчет сдается представителем организации или предпринимателем;
  • расчет отправлен по почте с описью вложения;
  • спецоператор зафиксировал отправку отчета по ТКС в подтверждении.

(См. абз. 7 п. 2 ст. 230 НК РФ и п.п. 5.1–5.3 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 14.10.2015 г. № ММВ-7-11/450).

Уточненный расчет

Уточненный расчет по форме 6-НДФЛ необходимо предоставить, если после сдачи первичного расчета:

  • изменились данные о суммах доходов и налога (например, налог был пересчитан);
  • обнаружены ошибки в первичном расчете.

На титульном листе в строке «Номер корректировки» укажите соответствующий номер уточненного расчета «001»,  «002» и т.д.

Реорганизация и ликвидация

При реорганизации или ликвидации расчет по форме 6-НДФЛ нужно подать за период от начала года до дня реорганизации (ликвидации).

На титульном листе в строке «Период представления (код)» укажите один из кодов:

  • 51 – расчет за I квартал;
  • 52 – расчет за полугодие;
  • 53 – расчет за девять месяцев;
  • 90 – расчет за год.

Ответственность

Налоговый агент может быть оштрафован, если:

  • не сдал расчет по форме 6-НДФЛ,
  • сдал расчет с опозданием,
  • привел в форме 6-НДФЛ недостоверные сведения.

В первых двух случаях размер штрафа составит 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для подачи расчета (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Если налоговый агент – организация, ответственности подлежат должностные лица организации — руководитель, главный бухгалтер.

Штраф за каждый расчет с недостоверными сведениями – 500 рублей. Но его можно избежать, если обнаружите ошибку и подадите уточненный расчет раньше, чем ошибку найдут инспекторы. (См. ст. 126.1 НК РФ)

Помимо налоговых штрафов, ответственным должностным лицам организации может быть назначен административный штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ).

И пожалуй, наиболее неприятное — за несвоевременное представление расчетов по форме 6-НДФЛ ИФНС может заблокировать расчетный счет налогового агента (п. 3.2 ст. 76 НК РФ), за чем могут последовать камеральные проверки.

Предприниматели, адвокаты и нотариусы к административной ответственности не привлекаются (ст. 15.3 КоАП РФ).